Formalisation des procédures

De par ses capacité de formalisation, OCPR permet à l’organisateur de retranscrire les fondements de ses exigences organisationnelles qu’il fera appliquer en interne comme en en externe.

Par la création de documents clairs et à l’image de l’organisateur, OCPR s’assure que l’ensemble des acteurs a la même vision du dispositif sécurité et secours, en définissant explicitement la stratégie souhaitée. L’établissement d’outils de référence permet une meilleure compréhension du dispositif et une exhaustivité des informations transmises à tous. L’objectif est de minimiser la part d’improvisation en établissant un référentiel commun à tous, en totale adéquation avec la réalité du terrain. Il s’agit d’écrire ce qui doit être appliqué et respecté, les actions à mener dans les différents contextes.

La formalisation est un gage de réussite dans la délégation et la transmission des données. Elle permet par exemple une maîtrise accrue de l’efficacité des prestataires, en leur fournissant une base de travail et en évitant la perte d’informations dans la relation avec ceux-ci. En clarifiant le principe de fonctionnement souhaité, OCPR permet à l’organisateur de réaliser un gain de temps non négligeable dans la formation de l’ensemble des équipes.

Aussi, OCPR s’est doté d’une gamme d’outils qu’il est capable de créer et de décliner à l’image de tout événement :
  • Fiche de consignes générales liées à la mission
  • Fiches de consignes spécifiques à chaque poste du dispositif
  • Fiches de consignes spécifiques à chaque fonction
  • Planning détaillé pour l'ensemble des intervenants
  • Plans de positionnement du personnel
  • Plans des flux des populations
  • Plans de zoning et de sectorisation
  • Règlements et procédures
  • Modules de formation des équipes
  • Schémas organisationnels
  • Supports de présentation orale
  • Check-list de briefing quotidien

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